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张志强:北京大学如何进行实验室试剂管理

编辑:本站编辑 点击: 来源:分析测试百科 发布时间:2016年04月20日

2013年4月,复旦大学一名研究生遭化学品N-二甲基亚硝胺投毒身亡。

2004年,扬州大学发生秋水仙碱投毒事件。

1995年4月,清华大学朱令被确诊为铊中毒。

……

目前北京已将高校剧毒品、危化品纳入监管范围;京津冀也正计划集中管理危化品。(详见报道:北京高校实验室剧毒品纳入数据库监管)

2016年3月30日,第27届北京教育装备展期间,主办方举行了“高等院校实验室建设与创新发展论坛”。北京大学实验室与设备管理部环境保护办公室主任张志强做了题为《加强试剂管理,保障实验室安全——高校试剂管理的探索与实践》的报告,分析测试百科网编辑借机对他进行了采访,张志强结合在北京大学近十年的实验室管理工作,为大家介绍了试剂管理的一些经验。

北京大学实验室与设备管理部环境保护办公室主任 张志强

试剂安全:实验室安全的重中之重

实验室安全是分析测试同行们最关心的问题之一。实验室安全问题很多,包括电气安全、化学品安全、生物安全、工程安全、信息安全、物理安全、设备安全、环境安全等。对于实验室安全管理,张志强说,第一要培训,第二要有规范,第三要时刻有实验室安全的意识;同时要有一些防护措施,比如做实验时戴眼镜、戴防护手套、穿防护服,实验室有一些应急处理的药箱、洗眼器、喷淋、灭火器等。最重要的还是需要实验室负责人、老师和学生能高度重视,时刻将实验室安全放在心上。

对于北京大学在实验室管理方面的经验,张志强强调:“首先,学校需要高度重视,要有机构设置,专业人员配备,并要有相应的权限;其次,要有相应的管理规定;第三,学校要有相应的投入;另外,还需要有应急演练,让所有参与者都熟悉流程,在遇到突发事故时才不至于因慌乱而忘记应有的措施,并在演练中不断完善方案将其浓缩成几个指导性的措施;在实验室门口要有应急联系人的联系方式,紧急联系电话。”

高校和科研院所要开展大量的教学、科研实验,涉及的化学试剂种类繁多,且绝大多数都会对人体、设施、环境及公共安全生产不同程度的危害。

试剂管理中存在很多问题:专业技术强;种类多,数量大,采购金额高;供货渠道多元,质量良莠混杂,隐患多;采购明细不清,台账记录不全;属于消耗品,难追溯;管控化学品(剧毒、易制毒、精神麻醉类);危险物品运输;占用大量实验室空间;存放形态多样(气液固);后续处置,成本巨大;缺少抓手,管理难度大……

“如果能对试剂进行有效管理,将其规范,那么学校里就能够极大地降低实验室发生安全问题的风险。”张志强说,“试剂管理是实验室安全管理的重中之重。”

北京大学试剂管理平台 全程管理 简单易用

张志强介绍,早在2001年,北京大学化学学院已经做了在线试剂平台,可以从在线库房提交订单,进行试剂回收、物资调拨。“基于原先平台的运营基础和经验,现在我们利用了新的技术手段,对原平台进行‘颠覆性’升级,将其变得更好。”张志强说。

新的试剂管理平台——“北京大学试剂管理平台”像是一个网上商城,集采购、审批、管理、废弃物处置、结算、资料查询、安全宣传于一体。平台的目标是确保师生健康安全,以“安全第一、预防为主”为宗旨,利用电商模式、二维码跟踪管理、移动互联网技术,对试剂进行全过程管理,抓源头、管过程、控末端,建立组织保障、制度约束、经费支持体系,倡导管理及服务理念,提高服务质量促进管理水平。

系统简单易用 支持APP

“现在大家都习惯于使用京东、淘宝等网上商城购物,试剂管理平台就是基于大家的使用习惯开发的,简单易用,只要用户会使用淘宝、京东等购物平台,即可简单上手进行试剂在线采购。”张志强说。

相比2001年,现在智能手机已大行其道。北京大学试剂管理平台配套提供了手机APP,用户可以随时查看订单状态;对于审批人员来说,即使他在外出差,也可手机实时查看待审批订单,进行审批操作。

北京大学试剂管理平台流程图

平台实现数据集中

张志强介绍,试剂管理平台拥有庞大的化学品、生物制剂基础数据库,提供各类试剂商品的详细信息,支持其他供货商自行维护自己销售的产品;在用户层面,则有平台用户数据、用户采购行为数据、商品采购财务数据,以及试剂库库存数据和化学废液数据等多方面信息。在这些数据的基础上,可以通过平台方便地给用户授予不同的采购试剂权限,对不同试剂设置不同的审批流程,系统实时显示试剂采购的审批进度。

督促每一瓶试剂的使用记录

要保证数据的真实性,就要求用户在平台上更新试剂的消耗情况,这是个难题。“针对这个问题我们设置了一个环节:全校所有的试剂都要通过这个平台采购,系统外的也必须填写单子进入审批系统,这样就保证了所有的数据是完整的。如果实验室台账中要买同样的试剂,但记录中还是满瓶的,审批者就认为实验室还有存量而不予通过。这样就促使实验室老师和学生必须维护这个系统,才能进行下一次的购买。这么做还有一个好处就是,实验室管理者对实验室情况很了解,知道实验室有哪些试剂以及数量,能非常有效地管理实验室。”张志强说。

在采购量的要求上,不同的实验室、项目和实验,对试剂用量的要求是不同的,“我们还进行统计分析,希望通过一年或者两年时间逐步积累出数据基础,给老师和学生一个指导性的文件。”张志强说。

报销方便 全部系统内实现

试剂管理平台节约人力、经费,批量处理,统一结算,一次转账、一张发票,大大降低财务人员的工作量,节约成本;采购量大了,可以与供应商议价,争取更优惠的折扣。对于老师来说,过去报销需要供货商的发票,需要多方签字,还要去院系财务、学校财务,来回得好几趟。现在系统内就可以实现,不需要浪费线下时间,给老师带来很多便利。

增加暂存库 废液处理实时显示

对于废液的管理,原来的试剂库是对全校的废液进行回收,随着科研实验快速增长,危废逐年增加。因此计划在化学学院附近就近设置集装箱式实验室废液暂存库,通过科学设计、通风、废气处置,应急设施一应俱全,整体造价十分便宜,内部为定制的废液存放柜,可临时存放百余桶实验室废液,完全能够满足实验室日常要求,而且安全、整洁、环保,日常维护管理十分方便。废液暂存库预计2016年4月投入使用。废液的回收处理情况也在订单中有所展示。

让大家喜欢并依赖的管理平台

试剂管理平台提供高效服务,解决教学、科研遇到的困难:利用信息化手段,保证数据的准确性,节约查询时间;整合资源,专人、专业化管理,解决老师难以使用剧毒、易制毒等管控物品的问题;分装服务,减少实验室存量,节约经费;一站式服务,提高服务效率和质量;配送服务,试剂库实时调配库存试剂种类和数量,提高服务效率和水平。

在推广平台使用方面,张志强认为,应该从师生关注的角度去想问题,而不是简单地通过行政命令干预,项目在开始之前就进行了很多铺垫工作,征求院系、老师的意见,进行广泛调研后才开始做这个项目;在学校的每次领导小组会上,张志强都会提试剂管理的事情,让大家知道、了解并推动这件事;将试剂管理平台在化学学院做试点,培训老师和学生如何使用。要想办法让大家主动接受,以服务带动管理。比如供应商,老师可以推荐供货商,学校进行资质审核,授权后纳入供货商管理,同时进行用户监督,出现质量问题可以进行投诉——平台暂停其供货,限期整改;整改完成,恢复供货;未整改或整改不到位,继续暂停,甚至退出。

再比如易制毒化学品的购买,需要院系、保卫部、化学学院、实验室与设备管理部四方协议,老师个人去买的时候,审批流程时间长,而且不一定通过,有些老师想用剧毒物质但是不具备资质,没有剧毒物品库、存放条件等。如果统一委托试剂库去买这些管控物品,就可以简化老师的流程,让老师需要用的时候直接去试剂库领取。这样也让老师形成了去化学院试剂库领用试剂的习惯。“老师服从管理的前提是你能给老师提供多少服务。”张志强说。

试剂管理是一项长期工作

目前,北京大学试剂管理平台的工作已经完成了80%左右,预计到今年6月可以进行全面试点,经过半年左右的运行,对使用中的问题进行调整、完善,预计2017年初进行全校使用。

张志强感叹:试剂管理是一个长期的工作,不能一蹴而就,需要循序渐进,是一个需要培养的过程。希望通过试剂管理平台把试剂管理规范,以此为切入点,真正把实验室安全工作做好,让老师知道实验室安全的重要性,通过试剂管理这样一个点带动实验室安全的整体工作,来提高整个实验室安全管理的重视程度,给实验人员提供更安全的实验环境。

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